Naravno, prodaja je najvažnija aktivnost svakog poslovanja. Ako je uspješna završava izdavanjem računa za isporučenu robu ili izvršenu uslugu te još važnije naplatom.

Međutim, proces prodaje je složena aktivnost koja objedinjuje brojne druge poput nabave, putovanja, komunikacije s partnerima, planiranje zaliha, naplatu, …

Ono što je najuže vezano uz prodaju svakako je fakturiranje, izrada ponuda i praćenje naplate.


Fakturiranje - Izlazni računi

Izdavanjem računa dajete konačnu potvrdu i vri­jed­nost vašim poslovnim nastojanjima i želite da ta potvrda izgleda što bolje.

Izrada računa teško da može biti jednostavnija, a ispis standardiziran, sa svim potrebnim elementima, uključujući (po želji) i vaše standardno zaglavlje. Većina unosa je automatizirana, tako da podatke o kupcu (naziv, adresa, OIB), datum računa i dospijeće, iznos popusta (ukupnog i po stavkama), porez, iznos za naplatu, poziv na broj… program postavlja i računa sam. Jedino što morate napraviti je odabrati kupca, odabrati stavke, zadati količinu i eventualni popust.

Podaci o kupcu kao i nazivi stavaka uvijek će biti indentični, jer se dohvaćaju iz jedinstvene baze, a rabat, popusti, porez i ukupan iznos će uvijek biti točno izračunati. Ako imate dodatnih informacija koje je potrebno dostaviti kupcu, na fakturu je moguće pisati i napomene u slobodnoj formi i duljini. Ispis računa moguć je koristeći ugrađeno zaglavlje tako da štedite na tiskanim materijalima, a u isto vrijeme vaš dokument djeluje vjerodostojno i profesionalno.

Fakturiranje je moguće direktno iz odpremnice čime, osim što štedite vrijeme na prepisivanje, izbjegavate mogućnost pogreške. Neće vam se više dešavati da je nešto odpremljeno, a sasvim nešto drugo fakturirano.

Devizne fakture, dakle u drugačijoj va­luti od domi­cilne. Svi iznosi se iskazuju u va­luti faktu­ri­ra­nja, a ispis je u prilago­đenom for­ma­tu. Kako svakom kupcu defi­ni­rate obračunsku valutu, tako se prema tome automatski odabire i valuta fakturiranja.

Nakon izdavanja računa, automatski će potraživanje biti upisano na konto kupca, a PDV u knjigu IRA. U svakom trenutku moći ćete tako imati uvid u dugovanje bilo kojeg od vaših kupaca, ali i u vaše porezne obveze.


Ponude, predračuni

Prodaji često predhodi formalna ponuda na temelju koje će se kupac eventualno odlučiti na zaključenje posla. Također, nekad je neophodno naplatiti vrijednost isporuke unaprijed…

Modul Ponude/predračuni funkcionira na sličan način kao i modul Izlazni računi, s tom razlikom da napravljeni dokument nije financijski obvezujući za kupca pa se ne knjiži na njegov konto, a niti kao porezna obveza.

Kao i kod fakturiranja, proces je maksimalno automatiziran kako bi se za izradu dokumenta utrošilo što manje vremena te u isto vrijeme dobio vjerodostojan i profesionalan rezultat.


Naplata - Neplaćeni računi

Najkritičniji dio procesa prodaje svakako je naplata potraživanja, jer o njoj ovisi opstanak poduzeća. Puno je pogubnija za poduzeće loša naplata nego loša prodaja.

Probleme s naplatom se u pravilu kasnije odkriva neko probleme s prodajom, a kada se problemi s naplatom uoče redovito je već kasno. Nema baš puno mehanizama koji mogu spriječiti da do problema uopće dođe i ćesto su kontraproduktivni. Jedan od mehanizama je prodaja isključivo na predračun, ali to naravno nije uvijek moguće.

Kako bilo, najbolje što se može poduzeti je imati konstantni, svakodnevni nadzor nad potraživanjima. Svakodnevno pratiti trendove i uočavati slabe točke (kupci koji slabo plaćaju) kako bi se moglo reagirati na vrijeme, prije nego problem nastupi u toj mjeri da je postalo kasno. Već modul Izlazni računi na izravan i jednostavan način daju uvid u neplaćene račune. Obojeni su drugom bojom i u koloni Otvoreno je prikazan iznos potraživanja različit od 0.

Modul Neplaćeni računi daju kompletniju sliku, jer agregiraju informaciju po kupcima (i dobavljačima) te rangiraju potraživanja (i dugovanja) prema stupnju kritičnosti. Tako su kupci s najvećim ukupnim dugovanjem kritičniji nego oni s malim iznosima. Međutim, kupac s relativno manjim ukupnim dugovanjem postaje jednako kritičan ako je dugovanje dugotrajno.